Er gaat tegenwoordig geen week voorbij of het gaat over stijgende personeelstekorten en toenemende werkdruk. Vooral in de zorg. Een urgent, maar ook bekend probleem. De vraag is: wat is eraan te doen? In de zoektocht naar oplossingen stuitte Cvites op Isala. Het ziekenhuis in de regio Zwolle heeft werkplezier opgenomen als doelstelling in de strategische plannen. Hoe ziet dat eruit in de praktijk? En wat levert het op?

Margreeth Buning en Marita van Polen geven met hun collega’s van het team HR Vitaliteit handen en voeten aan dit beleid, dat er op is gericht medewerkers op mentaal-, fysiek- en loopbaangebied gezond en fit te houden. ‘Al een aantal jaren op rij staan werkplezier en werkgeluk in de doelstellingen. Dat is niet altijd zo geweest, maar het bestuur en management zien het belang ervan’, vertelt adviseur loopbaan- en mobiliteit Margreeth Buning. ‘Het is een basisvoorwaarde om te zorgen dat mensen goed functioneren, gezond zijn en plezier hebben in werk dat bij ze past.’

Sterk & Fit

Naast een centrum voor loopbaan en mobiliteit waar medewerkers terecht kunnen met al hun loopbaanvragen, is zeven jaar geleden het vitaliteitsprogramma ‘Sterk & Fit’ ontwikkeld. Dit programma bevat onder andere sportactiviteiten, massages, lifestyle-coaching en loopbaancoaching. De afgelopen jaren is ‘Sterk & Fit’ uitgegroeid tot een zorgvuldig gepland pakket dat gebaseerd is op onderzoek naar de behoeftes van medewerkers.

‘Zorgverzekeraar Zilveren Kruis betaalt mee aan het programma. Zij stelden de voorwaarde dat er meer evidence based interventies (maatregelen waarvan het effect bewezen is) in het programma werden opgenomen’, vertelt arbeids- en organisatiedeskundige Marita van Polen. Daarom is Isala een samenwerking aangegaan met onderzoeks- en adviesbureau Nolost, dat ondersteuning biedt bij het behoeftenonderzoek.

Uit dit onderzoek onder medewerkers blijkt dat verpleegkundigen, arts-assistenten en analisten het meest onder druk staan. Maar hun behoefte verschilt niet zoveel van andere disciplines. Marita: ‘Zowel voor mensen die al onder druk staan als voor de collega’s die lekker in hun vel zitten, spelen dezelfde thema’s. Naast een continu, breed aanbod, hebben we daarom het eerste halfjaar extra aandacht gegeven aan ontspanning, bijvoorbeeld met massagestoelen. Daarna lag de focus op gezond koken in weinig tijd, met onder andere een receptenapp en een suikerchallenge. Vanaf januari dit jaar is het thema omgaan met druk.’

Stoelmassage op de afdeling

De meest succesvolle onderdelen uit de verschillende thema’s worden opgenomen in het continue aanbod. Zo ontstaat er een breed programma dat aansluit op de behoeften van de medewerkers. ‘Alles wat je naar de mensen toe brengt, werkt heel goed. Dat is ons grootste leerpunt uit het eerste thema’, vertelt Marita. ‘Een stoelmassage van 20 minuten op de afdeling klinkt simpel, maar als je op je tandvlees loopt dan is een paar minuten ontspanning al heel veel waard. En het is een manier om te laten zien dat je medewerkers belangrijk vindt.’

Een programma in elkaar zetten en delen op intranet is niet voldoende, zo ontdekten ze bij team HR Vitaliteit. ‘De mensen op de werkvloer openen als eerste hun patiëntendossiers. Meestal gaan ze dan meteen aan de slag. Als er ergens een gaatje is, openen ze hun mail, en pas daarna lezen ze eens iets op intranet. Je wilt ook de mensen bereiken die daar niet aan toekomen’, zegt Margreeth.

Mensen bereiken met een fruitmand

En dus trekt de afdeling alles uit de kast om het onderwerp onder de aandacht te brengen, met acties die passen bij het betreffende thema. Voor gezond koken in weinig tijd werden bijvoorbeeld fruitmanden rondgebracht met flyers over het thema. Het is een continue uitdaging om alle 7000 medewerkers te bereiken.

Al die aandacht en inspanning is erop gericht dat mensen fit en vitaal blijven of dat weer worden. Margreeth: ‘We vinden het belangrijk om te zorgen dat mensen niet onnodig ziek worden of ongewenst de organisatie verlaten. We willen iets sociaals bieden aan mensen, een goede werkgever zijn. En ik ben ervan overtuigd dat dit uiteindelijk ook nog eens geld oplevert.’

Positief loopbaanbeleid

Ook het thema loopbaan en mobiliteit wordt vanuit deze visie benaderd. Margreeth: ‘De afdeling bestaat nu twintig jaar. We hebben vanaf dag één benadrukt dat loopbaan en mobiliteit erop gericht is om zelf je toekomst sturing te geven en werk te doen wat bij je past. De ondersteuning die wij bieden is er met name op gericht om medewerkers een (nog) beter passende plek te laten vinden en interne doorgroeimogelijkheden te bieden.’

De organisatie stimuleert leidinggevenden om medewerkers met een loopbaanvraag aan te moedigen op zoek te gaan naar antwoorden en niet op de rem te trappen uit angst dat diegene dan vertrekt. Het antwoord op een loopbaanvraag kan namelijk ook zijn dat iemand met nieuwe inzichten en energie blijft, al dan niet in een andere functie of rol. Sterker nog, het gebeurt geregeld dat mensen die de organisatie wél verlaten, later toch weer terugkomen bij Isala.

Ondanks de positieve benadering gebeurt het ook Margreeth nog wel eens dat ze een medewerker spreekt die niets weet van het bestaan van het Centrum Loopbaan en Mobiliteit. Het thema onder de aandacht blijven brengen, is dus ook hier het devies. Daarom wordt sinds een aantal jaren ook in de jaargesprekken aandacht besteed aan de onderwerpen loopbaanplanning en werkplezier.

Een voorbeeld in de regio

Alle aandacht voor werkplezier blijft ook buiten Isala niet onopgemerkt. Andere zorginstellingen tonen interesse in de Isala-aanpak. ‘Ik denk wel dat we één van de zorginstellingen uit de regio zijn die hier het verst mee zijn’, vertelt Marita trots.

Toch blijft er ook altijd iets te wensen over. ‘Sterk en fit is nu nog teveel gericht op individuele medewerkers. Ik zou graag willen dat het meer onderdeel wordt van een team, of van het organisatieklimaat’, zegt Marita. ‘Bijvoorbeeld een thema als omgaan met druk. Daar kan je wel in je eentje actie op ondernemen, maar veel sterker is het om dit samen te doen.’

‘Op mijn verlanglijstje staat dat we meer gaan denken in taken in plaats van in functies’, vult Margreeth aan. ‘Door flexibeler te zijn in werktijden, diensten en functieprofielen kun je meer mensen voor de organisatie behouden en ziekteverzuim voorkomen. Het is een vergezicht en soms lastig in te passen in een grote organisatie waar veel druk op staat, maar we hebben iedereen nodig. Ik denk dat we hierin wel zullen moeten, als we inclusief willen zijn en al het potentieel willen benutten dat er is.’

Sanne Hoving

Hoe minder Pien Lockhorst te doen heeft, hoe beter. Want dat zou betekenen dat er weinig langdurig zieken zijn bij Treant, de zorgorganisatie waar ze al bijna dertig jaar werkt. Als mobiliteitsadviseur houdt Pien zich bezig met het zoeken naar nieuwe functies voor medewerkers die hun oude werk niet meer kunnen doen. En daar heeft ze haar handen vol aan.

Toen Pien twintig jaar geleden begon met het opzetten van het mobiliteitscentrum, was het ziekteverzuim in het Scheperziekenhuis meer dan 10%. Zo hoog als toen is het gelukkig nooit meer geworden, maar het verzuim in de zorg is nog altijd hoog en dat is bij Treant niet anders. Pien heeft de zorg van dichtbij zien veranderen, en ook haar eigen werk bleef in al die jaren niet hetzelfde.

Pien begon haar loopbaan als verpleegkundige. Ze kwam er al vroeg achter dat ze dat werk niet haar hele leven wilde doen, maar dat ze zelf aan het bed heeft gestaan is wel een voordeel in haar huidige baan. ‘Ik hoor wel eens van leidinggevenden dat ik begrijp wat mensen doen. Ik weet wat werkdruk is in de zorg. En ik weet wat administratieve last doet met medewerkers die zorg willen verlenen aan patiënten en bewoners.’

Meer administratie en zwaardere zorg

Die toegenomen administratielast is één van de grote veranderingen in de zorg, maar ook de zorgzwaarte is enorm toegenomen, zegt Pien. ‘Vroeger kwamen mensen met een gebroken enkel op orthopedie en lagen ze er een week. Nu zijn die mensen binnen een dag weer thuis. Alleen de mensen die echt niet thuis verzorgd kunnen worden, blijven in het ziekenhuis of gaan naar het verpleeghuis of woonzorgcentrum.’

Niet iedereen is geschikt om deze intensieve zorg te leveren. Sommige mensen die twintig jaar geleden met veel plezier in de zorg werkten houden het nu niet meer vol. Dat geldt ook voor de ouderenzorg. Tegenwoordig zijn er veel meer mensen met dementie. Die kunnen niet meer allemaal op een speciale afdeling worden ondergebracht, en dus komen ze ook in ‘gewone’ woonzorgcentra terecht. Verpleegkundigen en verzorgenden die niet meer met deze doelgroep kunnen werken, hebben daardoor steeds meer moeite om een passende werkplek te vinden.

Natuurlijk zijn er ook positieve ontwikkelingen, ziet Pien: ‘Er is veel meer techniek gekomen. Apparatuur en middelen zijn veel beter en mooier geworden. We doen voorzichtig wat met robotisering. Dat maakt het werk op sommige vlakken gelukkig weer wat makkelijker.’

Ziek is niet meer zomaar ziek

Ook in haar eigen vak is er veel veranderd, vertelt Pien. Er wordt anders gekeken naar verzuim. ‘Tegenwoordig wordt er veel zakelijker gekeken naar ziek zijn dan toen ik begon. Vroeger brak je een been en zat je zes weken ziek thuis. Nu wordt al snel gekeken of je dan nog wat administratief werk kunt doen. Je hebt een overeenkomst, levert een dienst en krijgt daarvoor salaris. En als je die dienst niet meer kunt leveren, ontstaat er een probleem.’

Dat klinkt hard, maar veruit de meeste mensen vinden het zelf ook heel vervelend dat ze ziek zijn en niet meer kunnen doen waarvoor ze betaald worden. Daarom helpt Pien ze met zoeken naar wat er dan nog wél kan.

Doorgaan tot je erbij neervalt

In eerste instantie wordt vaak gekeken naar ander werk op de eigen afdeling. ‘Mensen die bij het mobiliteitscentrum komen, hebben vaak al van alles geprobeerd’, vertelt Pien. Ze ziet geregeld mensen die ondanks een aangepast takenpakket of een kortere werkweek toch het werk niet volhouden.

‘Er zijn mensen die doorgaan tot ze erbij neervallen. En dan pas gaan ze zich afvragen welk ander werk ze kunnen doen. Het zou mooi zijn als ze zich iets vaker de vraag stellen hoe lang ze het nog volhouden en eerder actie ondernemen. Dit wordt wel meegenomen in jaargesprekken, maar we doen er nog te weinig mee, vind ik.’

De oplossing: meer rouleren

Een mogelijke oplossing is volgens Pien dat mensen meer gaan rouleren en op verschillende plekken in de organisatie rondkijken. Niet alleen voor de gezondheid van de medewerkers, ook voor de kwaliteit van de zorg levert dat voordelen op. ‘Laatst was er nog een medewerker van een verpleegafdeling  die had stagegelopen op een poli in het ziekenhuis. Een inkijk krijgen op het werk op een poli gaf haar meer informatie over hoe processen lopen tussen verpleegafdelingen en poliklinieken. Zo’n medewerker kan zorgen voor meer begrip aan beide kanten omdat ze ziet waar de problemen vandaan komen.’

Ondanks de personeelstekorten in de zorg is het op maat maken van functies dan weer lastig volgens Pien. Het gebeurt wel, maar meestal alleen om mensen in hun eigen functie te behouden. Voor iemand die ergens nieuw geplaatst wordt, worden niet zo snel uitzonderingen gemaakt.

‘Passend werk is passend op de vacature’, vindt Pien. ‘Je moet niet de vacature nog moeten aanpassen. Daarvoor is het werk te complex en onvoorspelbaar. De patiënten en bewoners kunnen elke dag andere zorg nodig hebben, dus mensen moeten redelijk flexibel en allround zijn binnen hun functie.’

De helft vindt ander werk

Zo’n 50% tot 60% van de mensen die bij het mobiliteitscentrum binnenkomen, vindt een nieuwe baan. Meestal binnen de organisatie, soms ook daarbuiten, al willen de meeste mensen het liefst bij Treant blijven.

Pien is er trots op dat het al vijftien jaar lukt om ruim de helft van de kandidaten aan ander werk te helpen, ook al zijn de omstandigheden steeds lastiger. De meeste mensen die herplaatst worden gaan van een actieve functie naar meer zittend, fysiek lichter werk. Maar die plekken worden schaarser.

Zelf aan het stuur zitten

Tijdens de zoektocht naar ander passend werk zitten medewerkers soms lang in onzekerheid. Vaak loopt er een medisch traject waarvan de uitkomst onzeker is, na een jaar verliezen mensen 30% van hun inkomen en als ze na twee jaar geen nieuwe plek hebben verliezen ze hun baan.

‘Die onzekerheid is fnuikend’, zegt Pien. ‘Ik kan mensen niet zeggen hoe en waar het eindigt. Ik kan ze alleen aanmoedigen duidelijke keuzes te maken en actie te blijven ondernemen. Hoe meer ze zelf het stuur pakken hoe meer kansen er ontstaan. En de keuze kan in sommige gevallen ook zijn om te accepteren dat werken helemaal niet meer lukt.’

Na twintig jaar in deze functie heeft Pien recent een keuze voor zichzelf gemaakt. Vanaf januari werkt ze twaalf uur minder per week. Zo draagt ze geleidelijk het stokje over aan haar collega’s en houdt ze het werk voor zichzelf leuk. ‘Eigenlijk had ik dat al eerder willen doen, maar ik heb dat niet voldoende duidelijk gemaakt, denk ik’, zegt Pien. Ook voor haarzelf weer een les: duidelijkheid creëer je zelf, door uit te spreken wat je wilt en de consequenties van je keuzes te accepteren.